Jakie warunki trzeba spełnić żeby otworzyć biuro rachunkowe

Jeszcze kilka lat temu możliwość prowadzenia biura rachunkowego posiadała ograniczona liczba osób. Należeli do niej absolwenci studiów ekonomicznych o specjalizacji rachunkowość lub osoby, które zdały egzamin państwowy i uzyskały certyfikat Ministerstwa Finansów. Po uwolnieniu zawodu księgowego, otwarcie własnego biura rachunkowego jest możliwe także w przypadku osób o zupełnie innym profilu wykształcenia. Biuro księgowe może np. prowadzić historyk, polonista lub muzyk. Musi on jednak spełnić wymogi niezbędne, aby móc takie biuro otworzyć. Wbrew pozorom, wymagania są niewielkie, a formalności niezbyt czasochłonne i skomplikowane. Kto może stać się właścicielem biura rachunkowego? Jakie warunki trzeba spełnić?

Wymogi dotyczące właścicieli biur

Jedynym kryterium ograniczającym dostęp do zawodu księgowego jest niekaralność. Właściciel biura rachunkowego powinien posiadać pełną zdolność do czynności prawnych i nie być karany z powodu przestępstw skarbowych, przeciwko dokumentom, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi papierami wartościowymi i pieniędzmi.

Certyfikaty

W przypadku osób nieposiadających wykształcenia ekonomicznego, dla podkreślenia profesjonalizmu i prestiżu firmy, przydatny może być certyfikat księgowego, który uzyskuje się po po zdaniu egzaminu w Ministerstwie Finansów. Natomiast, w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce (SKwP) ubiegać się można o certyfikat eksperta usług księgowych. Biura rachunkowe prowadzone są często przez doradców podatkowych oraz osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów. Nie oznacza to jednak, że prowadzenie ksiąg rachunkowych i doradztwo księgowe wymaga takich uprawnień.

Dopuszczalne formy prawne działalności

Wymogiem niezbędnym do otwarcia biura rachunkowego jest zarejestrowanie działalności w ramach jednej z dopuszczalnych form prawnych:

  • jednoosobowa działalność gospodarcza,
  • spółka cywilna,
  • spółka prawa handlowego,
  • spółdzielnia.

Najczęściej wybieraną formą działalności, polegającej na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych, jest jednoosobowa działalność gospodarcza. Popularną formułą jest również spółka z oo (pełna księgowość), natomiast rzadziej spotyka się spółdzielnie i spółki cywilne. Za słabą popularnością tych ostatnich przemawia odpowiedzialność wspólników całym majątkiem. W przypadku spółek prawa handlowego rejestracja działalności wymaga wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Natomiast, jednoosobowa działalność gospodarcza podlega rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiIDG). Właściwym kodem PKD dla prowadzenia ksiąg rachunkowych na zlecenie innych podmiotów jest 69.20.Z.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC

Biura rachunkowe są zobowiązane do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Przedmiotem ubezpieczenia są szkody powstałe w wyniku błędów lub nierzetelnego prowadzenia ksiąg. Minimalna kwota polisy OC wynosi równowartość 10 tys. EUR.

Nie zawsze obowiązkowe konto firmowe

Posiadanie firmowego rachunku bankowego nie jest konieczne w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Właściciel biura rachunkowego, prowadzonego w ramach tej formy prawnej, może korzystać z prywatnego konta. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy wartość przelewów przekracza 15 tys. EUR. Wówczas konieczne jest założenie konta firmowego i przekazanie jego numeru do urzędu skarbowego oraz ZUS.

Podatek dochodowy

Biuro rachunkowe jest zobowiązane do odprowadzania podatku dochodowego. Wykluczone w tym przypadku jest opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych oraz w formie karty podatkowej. Przedsiębiorca może zdecydować się na opodatkowanie na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, według stawki 19%.

Prowadzenie biura a VAT

Biura prowadzące wyłącznie usługi rachunkowe, a także sporządzające deklaracje podatkowe w ramach kompleksowej oferty, mają prawo do podmiotowego zwolnienia z płacenia podatku VAT. Zwolnienie nie przysługuje, jeśli biuro ma zarejestrowaną i świadczy działalność z zakresu doradztwa podatkowego. Na zwolnienie z VAT mogą liczyć biura, które:

  • nie zatrudniają pracowników z uprawnieniami doradcy podatkowego,
  • sporządzają deklaracje podatkowe w ramach usług kompleksowych,
  • usługi rachunkowo-księgowe są zaklasyfikowane do odpowiedniej grupy PKD.

Kasa fiskalna

Zgodnie z interpretacją resortu finansów, zwolnienie z ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej przysługuje wyłącznie biurom rachunkowym nie prowadzącym doradztwa podatkowego. Wyłączeniem tym objęte są także firmy rachunkowe sporządzające na rzecz innych podmiotów i osób zeznania oraz deklaracje podatkowe. Są to bowiem czynności klasyfikowane jako element doradztwa podatkowego. Większość biur wypełnia na rzecz swoich klientów deklaracje podatkowe, więc jest zobowiązana do stosowania kas fiskalnych.

Wymogi lokalowe

Przepisy nie precyzują wymogów dotyczących lokalu, w którym prowadzona jest działalność rachunkowa. W przypadku jednoosobowych firm, istnieje możliwość wykorzystywania do działalności mieszkania właściciela i zarejestrowania pod tym adresem działalności. Decydując się na najem lokalu, warto wybrać bezpieczną okolicę i zastosować odpowiednie zabezpieczenia antywłamaniowe.