Czy do przeprowadzki biura warto wynająć profesjonalną firmę?

Przeniesienie biura w inną lokalizację dla wielu firm na określonym poziomie rozwoju jest koniecznością. Zdecydowana większość firm po osiągnięciu wysokiej pozycji w swojej branży, decyduje się na przeprowadzkę biura. Aby przeprowadzka odbyła się szybko i bez zbędnych problemów, trzeba wiedzieć, jakich błędów nie popełniać. W dzisiejszym artykule przygotowaliśmy kompendium wiedzy dla wszystkich firm planujących przeprowadzki biura. Zapraszamy do lektury! 

 

Jak zaplanować przeprowadzkę firmy – najważniejsze informacje 

Podstawową kwestią, o której należy wiedzieć, jest fakt, iż decyzję o zmianie lokalizacji biura przedsiębiorstwa należy podjąć znacznie wcześniej. Dzięki temu pracownicy będą mieli czas na dostosowanie się do planowanych zmian. Z pewnością niejednokrotnie będzie się to dla wielu pracowników wiązało z wydłużeniem czasu dojazdu do pracy, dlatego z poinformowaniem pracowników o przeprowadzce biura nie wolno zwlekać. Im więcej czasu będzie na zaplanowanie przeprowadzki, tym większe są szanse na to, iż cały ten proces przebiegnie bez żadnych komplikacji i opóźnień. 

Wszyscy eksperci zalecają, aby jak najszybciej podjąć również decyzję co do konkretnego terminu. Zarząd przedsiębiorstwa musi dać pracownikom czas na oswojenie się z nową sytuacją oraz odpowiednio uargumentować im podjętą decyzję. Najlepiej, gdy pracownicy otrzymają dokładną informację odnośnie zalet oraz powodów przeprowadzenia przeprowadzki biura. Należy też pamiętać o tym, że w dniu przeprowadzi pracownicy nie będą mogli pracować. Dlatego najlepiej na przeprowadzkę biura wybrać taki dzień, w którym jest ono nieczynne (sobota, niedziela). 

 

Profesjonalna firma czy przeprowadzka we własnym zakresie? 

Wielu przedsiębiorców zastanawia się także, czy lepszym rozwiązaniem jest zrealizowanie przeprowadzki we własnym zakresie czy też skorzystanie z usług profesjonalnej firmy zewnętrznej. Ta druga opcja cieszy się zdecydowanie większą popularnością nawet wśród tych firm, które posiadają własne samochody dostawcze. Uwarunkowane jest to tym, iż wynajmując firmę zewnętrzną do przeprowadzki biura, mamy gwarancję, że wszystkie cenne przedmioty zostaną przetransportowane w sposób szybki i bezpieczny, a w przypadku ich uszkodzenia będziemy mogli ubiegać się o uzyskanie odszkodowania. Z kolei gdy wykonujemy przeprowadzkę sami ze swoimi pracownikami, w razie zniszczenia cennych przedmiotów nie uzyskamy żadnego odszkodowania. 

Jeśli decydujemy się na skorzystanie z usług profesjonalnej firmy przeprowadzkowej, musimy także pamiętać o tym, aby skontaktować się z jej przedstawicielem jak najszybciej i zapytać o najbliższe terminy. Pracownicy tej firmy muszą również przeprowadzić oględziny oraz podać cenę za wykonanie takiej usługi. W tym samym czasie zarząd firmy musi zajmować się organizowaniem całej przeprowadzki. Mowa tutaj o przeprowadzeniu spisu przedmiotów znajdujących się w biurze oraz wyrzuceniu tych rzeczy, które są już dla firmy bezużyteczne. 

 

Pakowanie jest najważniejsze 

Po zorganizowaniu transportu, trzeba przystąpić do spakowania oraz zabezpieczenia wszystkich przedmiotów przeznaczonych do przewiezienia. W tym celu należy zaopatrzyć się w kartony, specjalne pudła, taśmę klejącą oraz folię stretch i folię bąbelkową. Na początek wyciągamy z szaf i szuflad wszystkie znajdujące się tam przedmioty oraz dokumenty. Nad dokumentacją powinien czuwać jeden oddelegowany do tego pracownik. Zgubienie ważnych dokumentów z pewnością wiązałoby się z wieloma bardzo przykrymi konsekwencjami dla przedsiębiorstwa. 

Meble można przewozić w całości lub rozkręcić w zależności od potrzeb. Jeśli zamówiony pojazd dostawczy będzie dużych rozmiarów, wówczas rozkręcanie mebli na części nie będzie konieczne. Zanim foliujemy meble, należy najpierw wyciągnąć wszystkie szuflady bądź okleić je taśmą. Na rogach mebli powinno się nałożyć specjalne narożniki wykonane z plastiku, które uchronią je przed uszkodzeniem. Ze szczególną ostrożnością należy podchodzić do cennych sprzętów takich jak drukarki, komputery czy laptopy. Cały sprzęt elektroniczny trzeba owinąć kilkukrotnie folią bąbelkową oraz zakleić taśmą. Następnie sprzęty te umieszczamy w kartonie. Każdy karton przeznaczony do przeprowadzki należy dokładnie podpisać – dzięki temu późniejsze rozpakowywanie przedmiotów będzie znacznie łatwiejsze. Wszystkie przedmioty przeznaczone do przeprowadzki biura najlepiej jest pakować według ich przeznaczenia. Razem pakujemy zatem niewielkie akcesoria biurowe, osobno dekoracje itd. Z reguły akcesoria o podobnym przeznaczeniu mają również takie same cechy (materiał wykonania), dzięki czemu ich wspólne spakowanie jest bardzo łatwe. 

Każdy pracownik powinien samodzielnie spakować rzeczy znajdujące się w jego miejscu pracy. Osoba, która zajmuje się zarządzaniem przeprowadzką, powinna także zadbać o to, aby zostały spakowane rzeczy wspólne użytkowane przez wszystkich zatrudnionych pracowników. Dzięki temu wszystkie czynności związane ze zrealizowaniem przeprowadzki zostaną wykonane szybko i sprawnie.